เงินร้านปนกับเงินส่วนตัว เริ่มแยกอย่างไร

เริ่มแยกจากวันนี้ในสี่ขั้นตอน

1. กำหนดช่องทางเงินร้าน ทำรายชื่อบัญชีธนาคาร กระเป๋าเงิน และเงินสดที่ใช้กับร้าน เลือกช่องทางหลักสำหรับรับจากลูกค้าและจ่ายของร้าน แยกการใช้ส่วนตัวออก หากมีเงินสดหน้าร้านต้องนับและจดไว้ด้วย
2. จดยอดจริง ณ วันเริ่ม ระบุวันเริ่มและเงินที่จัดไว้ให้ร้านในแต่ละช่องทาง อย่านำยอดส่วนตัวทั้งบัญชีมาเป็นเงินตั้งต้นร้าน รายการเก่าที่ไม่ชัดให้พักไว้ พร้อมหลักฐานที่ต้องหาและวันตรวจต่อ
3. แยกเงินเจ้าของอีกกลุ่ม เงินที่เจ้าของเติมเข้าร้านให้จดว่าเจ้าของเติม ไม่รวมเป็นยอดขาย ส่วนเงินที่นำไปใช้ส่วนตัวให้แยกจากเงินซื้อสินค้าหรือค่าเช่าร้าน แม้จะออกจากบัญชีเดียวกัน
4. วางแผนเงินใช้ส่วนตัว ดูรายการที่ร้านต้องจ่ายในรอบถัดไปก่อนกำหนดวันและจำนวนเงินที่จะนำไปใช้ส่วนตัว ทบทวนแผนเมื่อเงินรับล่าช้าหรือมีรายจ่ายเพิ่ม แทนการหยิบจากยอดคงเหลือระหว่างวันไปเรื่อย ๆ

ใช้สมุดหรือไฟล์เดิมก็เริ่มจดได้

เริ่มจากเจ็ดช่องนี้ แล้วแนบเลขอ้างอิงสลิป ใบเสร็จ หรือเอกสารที่ตามกลับไปดูได้ จดตามเงินที่รับและจ่ายจริงของแต่ละช่องทาง

ใช้กลุ่มอย่างง่าย เช่น รับจากลูกค้า จ่ายของร้าน เจ้าของเติม เจ้าของนำไปใช้ส่วนตัว และย้ายเงินระหว่างช่องทางร้าน เพื่อให้แยกยอดได้ หากใช้หลายบัญชี ให้ตรวจยอดแต่ละบัญชีและเงินสดแยกกัน การโอนระหว่างบัญชีร้านเป็นการย้ายเงินก้อนเดิม จึงไม่ใช่ยอดขายใหม่

ในตัวอย่าง เงินเข้าทั้งหมด 17,000 บาทมาจากลูกค้า 12,000 บาทและเจ้าของ 5,000 บาท ส่วนเงินออกทั้งหมด 15,000 บาทเป็นเงินซื้อสินค้าและค่าเช่า 11,000 บาท กับเงินเจ้าของนำไปใช้ส่วนตัว 4,000 บาท จึงได้ 20,000 + 17,000 − 15,000 = 22,000 บาทตรงกับยอดปลายงวด

ถ้ายังมีรายการจ่ายผิดฝั่ง

สองกรณีนี้เป็นแนวทางจัดระเบียบรายการเพิ่มเติม ไม่ได้รวมอยู่ในตัวอย่างห้ารายการด้านบน หากต้องลงบัญชีหรือใช้เอกสารเพื่อภาษี ให้ตรวจวิธีบันทึกและหลักฐานที่ใช้กับผู้ทำบัญชีอีกครั้ง

ตรวจยอดปลายสัปดาห์ก่อนใช้เงินต่อ

เอายอดต้นงวด บวกเงินเข้าจริง หักเงินออกจริง แล้วเทียบกับยอดที่นับได้และรายการเดินบัญชี ณ วันเดียวกัน ตรวจทีละช่องทาง หากไม่ตรง ให้ไล่ค่าธรรมเนียม รายการตกหล่น รายการซ้ำ และรายการที่ยังรอตรวจ แทนการใส่ยอดลอยเพื่อให้ตัวเลขตรง

เป้าหมายรอบแรกคือรู้ว่าเงินร้านอยู่ที่ไหน เงินก้อนไหนมาจากลูกค้า และเจ้าของเติมหรือนำไปใช้เท่าไร ยอด 22,000 บาทในตัวอย่างยังไม่ได้บอกว่าถอนได้ทั้งหมดหรือมีกำไรเท่าไร เพราะยังต้องดูต้นทุนสินค้าที่ขาย สต๊อก ลูกหนี้ และรายการจ่ายรอบถัดไป อ่าน วิธีแยกกำไรกับเงินสดของกิจการ เพื่อไล่ตรวจต่อได้