Business Documents
ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี — ออกอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร
แยกการเรียกเก็บเงินออกจากหน้าที่ด้าน VAT พร้อมตรวจจุดเกิดความรับผิดและข้อมูลในใบกำกับภาษี
ตรวจเนื้อหา 7 พฤศจิกายน 2569
Key Differences
ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงินตามเงื่อนไขที่ตกลง
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) = หลักฐาน VAT ตามกฎหมาย
ใบเสร็จรับเงิน = ยืนยันรับชำระ (เกณฑ์ขึ้นกับประเภทกิจการ)
วันออกใบกำกับภาษีขึ้นกับวันที่เกิดหน้าที่เสีย VAT ของรายการ
Comparison
เอกสารทางธุรกิจ 4 แบบ ต่างกันอย่างไร?
เลือกเอกสารจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและจุดประสงค์ของเอกสาร บางรายการต้องออกหลายฉบับในวันเดียวกัน
| เอกสาร | ออกเมื่อไหร่ | วัตถุประสงค์ | สถานะทางกฎหมาย |
|---|---|---|---|
| ใบเสนอราคา (Quotation) | ก่อนตกลงซื้อขาย | เสนอราคาสินค้า/บริการ เงื่อนไข และระยะเวลา | ใช้บันทึกข้อเสนอและเงื่อนไขก่อนรับงาน |
| ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | ตามกำหนดเรียกเก็บเงินที่ตกลงกัน ซึ่งอาจก่อนหรือหลังส่งมอบ | เรียกเก็บเงินจากลูกค้า | ใบแจ้งหนี้อย่างเดียวไม่ใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อ |
| ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) | เมื่อเกิดความรับผิด VAT ตามเกณฑ์ของรายการนั้น | บันทึกภาษีขายและใช้ประกอบการขอเครดิตภาษีซื้อเมื่อเข้าเงื่อนไข | โดยทั่วไป ผู้จด VAT ออกตามมาตรา 86 เมื่อเกิดความรับผิด โดยมีข้อยกเว้นตามกฎหมาย |
| ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) | เมื่อรับชำระเงิน | ยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว | เกณฑ์การออกขึ้นกับประเภทกิจการและจำนวนเงินที่รับ |
ส่งของก่อน รับเงินทีหลัง ออกเอกสารวันไหน
สมมติว่าร้านจด VAT ขายสินค้าทั่วไป 10,000 บาทก่อน VAT ส่งของวันที่ 5 พ.ย. 2569 และลูกค้าจ่ายวันที่ 20 พ.ย. ก่อนส่งของไม่มีการรับเงิน โอนกรรมสิทธิ์ หรือออกใบกำกับภาษี
5 พ.ย. ส่งของ
ออกใบกำกับภาษีทันทีเมื่อส่งมอบ แสดงมูลค่า 10,000 บาท ภาษี 700 บาท และยอดรวม 10,700 บาท ส่วนใบแจ้งหนี้ส่งตามวันที่ตกลงกัน
20 พ.ย. รับเงิน
ออกใบเสร็จรับเงิน 10,700 บาทเพื่อยืนยันการชำระ และระบุเลขใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีให้ตามรายการได้
สำหรับสินค้าทั่วไป ความรับผิด VAT มักเกิดเมื่อส่งมอบ ถ้าโอนกรรมสิทธิ์ รับชำระ หรือออกใบกำกับภาษีก่อน ให้พิจารณาเหตุที่เกิดก่อนตามส่วนของรายการตามมาตรา 78 สำหรับบริการทั่วไปให้เริ่มดูวันที่รับชำระ หากออกใบกำกับภาษีหรือมีการใช้บริการก่อน ให้พิจารณาเหตุที่เกิดก่อนตามส่วนตามมาตรา 78/1 กรณีเฉพาะอย่างเช่าซื้อให้ใช้เกณฑ์ของรายการนั้น
Tax Invoice
รายการในใบกำกับภาษีเต็มรูป
มาตรา 86/4 กำหนดรายการ (1)–(7) และ (8) ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด โดยรายละเอียดที่ใช้ขึ้นกับกรณีและประกาศที่เกี่ยวข้อง
คำว่า "ใบกำกับภาษี"
ต้องเห็นชัดเจน
ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก
รวมข้อมูลตัวแทนเมื่อเป็นผู้จัดทำแทนตามกรณี
ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
ระบุข้อมูลตามหลักเกณฑ์ที่ใช้กับรายการนั้น
เลขลำดับใบกำกับภาษีและเลขเล่ม (ถ้ามี)
ใช้เลขเอกสารที่ตรวจสอบย้อนกลับได้
ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
ระบุรายละเอียดของรายการที่ขายหรือให้บริการ
จำนวน VAT แยกจากมูลค่า
แยกให้เห็นชัดว่าเป็นค่า VAT เท่าไหร่
วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
ออกทันทีเมื่อเกิดความรับผิด VAT ตามหลักเกณฑ์ของรายการนั้น
สำหรับใบกำกับภาษีเต็มรูป ให้ตรวจสำนักงานใหญ่หรือเลขสาขาของผู้ออก และถ้าผู้ซื้อจด VAT ให้ตรวจเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสำนักงานใหญ่หรือเลขสาขาของผู้ซื้อกับข้อมูล ภ.พ.20 ตามประกาศอธิบดีฯ ฉบับที่ 39
Common Mistakes
ข้อผิดพลาดที่ SME ทำบ่อยเรื่องเอกสาร
ป้องกันไว้ดีกว่าแก้ทีหลัง
❌ ออกใบแจ้งหนี้แทนใบกำกับภาษี
ผลกระทบ: ลูกค้าที่จด VAT ใช้ใบแจ้งหนี้อย่างเดียวเป็นหลักฐานขอเครดิตภาษีซื้อไม่ได้
✅ แก้ไข: เมื่อเกิดความรับผิด VAT ให้ออกใบกำกับภาษีตามมาตรา 86 และตรวจรายการตามมาตรา 86/4 รวมถึงประกาศที่เกี่ยวข้อง
❌ ใบกำกับภาษีขาดเลขลำดับ
ผลกระทบ: เอกสารขาดรายการที่กำหนดในมาตรา 86/4
✅ แก้ไข: ตรวจเลขลำดับและเลขเล่ม (ถ้ามี) ก่อนส่งมอบ และเก็บสำเนาให้ค้นย้อนกลับได้
❌ กำหนดวันออกใบกำกับภาษีโดยไม่ตรวจจุดเกิดความรับผิด VAT
ผลกระทบ: วันออกเอกสารอาจไม่ตรงกับเวลาที่กฎหมายกำหนดให้เกิดความรับผิด VAT
✅ แก้ไข: ตรวจเกณฑ์ของรายการตามมาตรา 78, 78/1 และ 78/3 แล้วออกทันทีเมื่อเกิดความรับผิดตามมาตรา 86
❌ ใช้เกณฑ์จำนวนเงินเดียวกับการออกใบรับทุกประเภทกิจการ
ผลกระทบ: เกณฑ์ตามประกาศกรมสรรพากรแตกต่างกันตามประเภทกิจการ และใช้คำว่า “เกิน” จำนวนที่กำหนด
✅ แก้ไข: ตรวจประเภทกิจการก่อน โดยเกณฑ์ตามประกาศฉบับที่ 34 ที่แก้ไขเพิ่มเติมมีทั้งเกิน 1,000 บาท เกิน 500 บาท และเกิน 100 บาท
How To
5 ขั้นตอนออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง
ตรวจข้อมูลและเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องก่อนออกเอกสาร
เลือกประเภทเอกสาร
พิจารณาสถานะผู้ประกอบการและรายการที่เกิดขึ้น หากมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี ให้ออกเมื่อเกิดความรับผิด VAT; ใบแจ้งหนี้และใบรับใช้ตามวัตถุประสงค์และเงื่อนไขของแต่ละฉบับ
กรอกข้อมูลผู้ซื้อ-ผู้ขาย
กรอกข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อให้ครบตามมาตรา 86/4 และประกาศที่เกี่ยวข้อง รวมถึงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขาเมื่อกำหนด
ระบุรายการสินค้า/บริการ
เขียนรายละเอียด ปริมาณ ราคาต่อหน่วย มูลค่ารวม และจำนวน VAT แยกจากมูลค่า (สำหรับใบกำกับภาษี)
ใส่เลขลำดับเอกสาร
กำหนดหมายเลขลำดับเอกสารให้ตรวจสอบได้ และปฏิบัติตามหลักเกณฑ์การจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ตรวจสอบก่อนส่ง
ตรวจรายการตามมาตรา 86/4 และประกาศที่เกี่ยวข้อง รวมถึงจุดเกิดความรับผิด VAT ยอดภาษี และการส่งมอบกับเก็บรักษาเอกสาร
แหล่งอ้างอิง
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 78, 78/1 และ 78/3 วันที่เกิดความรับผิด VAT ในการขายสินค้าและให้บริการ
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 86–86/13 ผู้มีสิทธิออกใบกำกับภาษี หน้าที่และรายการในเอกสารแต่ละประเภท
- ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ฉบับที่ 39 รายการเพิ่มเติมในใบกำกับภาษีเต็มรูป เช่น เลขผู้เสียภาษีและสำนักงานใหญ่หรือสาขา
- คำสั่งกรมสรรพากร ป.86/2542 ข้อ 24–26 การแก้รายการสาระสำคัญผิดและการออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 82/9–82/10 เหตุที่ใช้ออกใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 และ 90/4 การเก็บเอกสารและบทกำหนดโทษ
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 และ 105 ทวิ หน้าที่ออกใบรับและรายการในเอกสาร
- ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับอากรแสตมป์ ฉบับที่ 34 เกณฑ์จำนวนเงินที่ต้องออกใบรับแยกตามประเภทกิจการ
- มาตรฐานเอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร ข้อกำหนด e-Tax Invoice & e-Receipt และระบบประทับรับรองเวลา
- คู่มือ e-Tax Invoice by Time Stamp (PDF) ขั้นตอนออกเอกสารใหม่เมื่อรายการสาระสำคัญผิด
FAQ
คำถามที่พบบ่อยเรื่องใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
สรุปหลักเกณฑ์และชี้ไปยังแหล่งข้อมูลของกรมสรรพากร
ไม่ได้จด VAT ออกใบแจ้งหนี้ได้ไหม?
+
ออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินและออกใบรับเมื่อรับเงินได้ มาตรา 86/13 ห้ามผู้ที่ไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี กรณีที่เข้าองค์ประกอบความผิดมีบทกำหนดโทษตามมาตรา 90/4(3)
ใบกำกับภาษีแบบย่อ (Abbreviated Tax Invoice) คืออะไร?
+
มาตรา 86/6 กำหนดสิทธิของกิจการค้าปลีกที่เข้าเงื่อนไขในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ซึ่งไม่ต้องระบุชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ แต่ต้องมีรายการตามที่กฎหมายกำหนด กิจการค้าปลีกที่ใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ส่วนผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ไม่ใช่กิจการค้าปลีกอาจยื่นขออนุมัติตามมาตรา 86/7 พร้อมเหตุผลและความจำเป็น
ออกใบกำกับภาษีผิด แก้ไขอย่างไร?
+
ถ้าใบกำกับภาษีกระดาษผิดในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ ให้ทำตามคำสั่ง ป.86/2542 เช่น เรียกคืนฉบับเดิม ทำเครื่องหมายยกเลิก ออกฉบับใหม่ด้วยเลขใหม่และวันที่เดิม แล้วอ้างเลขฉบับเดิมไว้ สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ทำตามขั้นตอนของช่องทางที่ใช้ ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ออกได้เมื่อมีเหตุตามมาตรา 82/9 หรือ 82/10
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ออกได้ไหม?
+
ทำได้ตามเงื่อนไขของช่องทางกรมสรรพากร เช่น e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ใช้ลายมือชื่อดิจิทัลตามมาตรฐาน หรือ e-Tax Invoice by Time Stamp ที่ใช้บริการประทับรับรองเวลา การส่ง PDF ทางอีเมลทั่วไปยังไม่ครบเงื่อนไขของระบบเหล่านี้
ต้องเก็บใบกำกับภาษีไว้กี่ปี?
+
ผู้มีหน้าที่ตามมาตรา 87/3 โดยทั่วไปต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปีนับจากวันยื่นแบบหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี อธิบดีอาจกำหนดให้เก็บนานขึ้นได้ถึง 7 ปี ผู้จด VAT ชั่วคราวและกิจการที่เลิกแล้วมีเกณฑ์เก็บเอกสารเฉพาะ
Related
อ่านต่อที่เกี่ยวข้อง
เชื่อมเอกสารขายไปเรื่อง VAT, WHT และเครื่องมือตรวจเอกสาร
มีเครื่องมืออื่นให้หยิบใช้ต่อ
คำนวณตัวเลข เตรียมเอกสาร และอ่านคู่มือประกอบได้ฟรีผ่านเว็บ